现代企业有着复杂的协作，人与人间的信息交流、资源间的协调分配，各种碎片信息的整理，这还不包含人际关系处理等等狗血剧情，每天的工作被打散成七零八落，看似忙成狗，其实就是狗一般的活着，仰望天空，噢 shit 一天又特么过去了，好多事儿还没做完……
有没有办法通过改善自身来提高生产力？不妨看看这些行之有效的建议能否帮到你。要知道，这些建议来自于脑力协作最为密集的软件开发行业，对其实生产制造或者创造性工作也有着不错的借鉴意义。毕竟，自身的生产力提高了，才能从容的面对复杂的工作，从而让自己的竞争力更上一层台阶。
本文共分两部分：
- 《提高工作效率与幸福度-基本篇》，讲述老百姓自己的故事
- 《提高工作效率与幸福度-工具篇》，讲述新人类的工作方式
关于邮件
邮件是讨厌的。这和小雨伞有着相似之处，不想用但却不得不用。究其深层原因，是因为从邮件中提取有效信息是需要脑力成本的，你不能指望所有的合作者都有着清晰明了的思路。当然有改善这种情况的方式，但从历史角度来看，邮件还会继续存在下去，所以你需要做的，就是如何利用有限的资源来将邮件的生产能力提高。
首先，邮件应该尽量保持一致的阅读体验，从签名到字体，从颜色到排版。如何可能的话，在公司内部使用统一的邮件格式，这样能让信息的提取容易很多。例如，使用纯黑色或蓝黑色字体，中文字体设置成微软雅黑（已假定所有人使用 Win7+以上操作系统），英文字体使用 Calibri，字号统一设置成 14 号字体，大家阅读起来一目了然没有脑力负担。
其次，使用明确的人类可辨识的语言来说明，如果一件事情的关联性很多，不妨使用列表，用明确的短语来描述，人人为我我为人人，例如：
- 这件事情需要 A 来提交票据
- 审核任务需要在 25 号前完成
- 与第三方供应商的沟通还没有结果
这种做法可以行之有效的使信息表述的更为精准，尤其是当你收到一封说的不知所云的邮件时，用列表的方式向对方提问，一般来回不超过两封邮件就能使事情明确。
再次，邮件中或许提到了可能需要你参与的时间点，所以你需要借助日程工具来提醒自己在未来的时间点再介入。此时不妨点击 Outlook 上的 Meeting 按钮，为自己创建一个 Appointment，之后可以转做别的事情而不用时该记着还有事情没有做完。
最后，避免在一封邮件里讨论过多的信息。一封邮件只讨论一件事，除非这是封总结性的信息，无需要他们再介入讨论。当然，你需要一个明确的标题，比如“关于库存合并的时间”，必要时，你可以加入简单的标点符号来辅助说明，例如“[确认]一季度销售计划安排”，只有你不对他人造成困扰，才能让他们提供更加有用的信息。
另外，你需要养成定期整理邮件的习惯，一般建议是一天一整理。Outlook 中可以对邮件设置颜色标签，你可以按重要程度设置不同的颜色，如果手里有优先级更高的事情需要处理但是又不能忽略当前的邮件，那么完全可以设置邮件的 Follow Up 提醒，让机器代替人类记忆更加靠谱的。讨论结束后，可以对邮件进行归档，放置在不同的目录以供今后参考，不造成记忆负担，例如“Projects\2015\Da-Dou-Dou”。
关于电话
电话是强势介入，一般比邮件更具侵入性，如果不是特别要紧的事情，不要使用电话来直接 Call 别人，因为这样可能会打断他人正在进行的事情。放在软件开发者身上，接完电话可能需要 30-60 分钟才能恢复到原有的工作。
你需要想明白对方是否真的可以被你打断，比如对方正在上厕所……当然，这种打断在现代企业基本是不可避免的，所以这里提供两条建议以供参考：
- 如果正在进行一项优先级很高的任务不希望被中断，那么 OK 直接挂掉电话（看清谁来的电话），然后马上通过短信、邮件或其实方式回复一条简短的讯息：“我这会儿有重要的事情需要马上处理，30 分钟后马上与你联系，如果很紧急请再次联系我”。这样的反馈明确而有力度，确保你能保持高效。当然，如果对方再次 call 来，你就需要权衡利弊了，这不是演习。
- 如果你需要对方协助你处理一项事情，而且不是非常紧急，那么可以先通过其它非实时手段来询问一下时间，比如：“Jack, 我需要和你讨论一下 x 客户的合同问题，如果方便的话我会在 5 分钟内 call 你”，然后没响应的话 5 分钟 call 过去。当然，真的是要死要活的事情的话，也没必要有礼貌了，赶紧打电话吧。
相似的事情还有起身直接喊话，倒也不是什么大的问题，喊之前先说一句：“Tom，你有 3 分钟时间和我讨论一下 xxx 吗？”。如果别人是在问你而你很忙碌，你可以说：“稍等一下，我 10 分钟后再找你”（美剧中经常这么说：I’ll go back to you in ten mins.）。
关于碎片信息
各种邮件横飞，电话说完又记了一大堆东西，还有各种文档放在这个 U 盘那个硬盘，你有没有疯掉的时候？你有没有发现文件丢失了，还有很多“新建文件夹”和“文档 1”？有没有发现一些文件貌似丢失了？这些都是碎片信息，如果不定期的整理，很快就翱翔在信息的海洋里然后淹没。
这个时候，你可以尝试使用一些简单的手段让你的工作更高效。
对于文件来说，建立有意义的目录体系是很有必要的，简单的可以按年月来建里，然后结合具体的项目或工作内容建立子目录，并且将相关的文件全部放置在同一文件夹便于查找。对于该项目或工作内容中的一些有用信息，可以使用一个简单的 information.txt 文件来保存，里面记录在邮件中或电话中或其它协作工作中出现的有用信息。最后，定期的将整个目录打包压缩，放置在固定的地方作为备份。
如果需要保存某个文件的历史版本，不要起个类似“合同新.docx”、“合同 111.docx”这种糟糕透了的名字，最佳的方式是使用名字+日期后缀，例如：
xxx 经销商合同-2015-04-20.docx
xxx 经销商合同-2015-04-21.docx
xxx 经销商合同-2015-04-28.docx
如果当天就会变动很多个版本，那么不妨再在最后加入自然数字来区分，例如：
xxx 经销商合同-2015-04-28-v1.docx
xxx 经销商合同-2015-04-28-v2.docx
xxx 经销商合同-2015-04-28-v2.1.docx
另外一个实践的建议是，建立一个唯一的 working-dir，用来保存当天正在工作的内容，可以放各种乱七八糟的文件，然后在下班的前 5 分钟进行整理，移入前面建立的文件夹，长期如此你会发现，天都变蓝了。
我们将会在《提高工作效率与幸福度-工具篇》中推荐更好的工具以供尝试，事实上，还真有……
（封面来自百度）