这篇文章略难产，事实上距离”基本篇”的发布已然过去了小半年了，生孩子生到这份儿上也真是够够的了。那时天还是辣么蓝，微风徐徐鸟语花香，我独自抚摸着猫在键盘上激情的写作……后来，把下篇给忘了。据说刨坑不填的都得拉去烧死，我想了想觉得挺疼的，所以抓紧补上吧。

先回顾一下基本篇阐述的基本事实：

  • 邮件 is bitch
  • 电话有时让对方不爽
  • 信息的组织与提取不是容易的事情
  • 对于这几个bitch上篇给出了简单的建议，不妨作为一种过渡手段，但是身为现代人类，有辣么多好用而且几乎都是免费的工具可以使用，why not?

不过说到底，再牛逼的工具也不能解决人懒惰的问题，工具只能让你更好的做事，不能帮你做事，躺着就把钱赚了的事不多，要想清楚。

改善沟通

Teambition

如果你的团队或当前项目是10-30人左右，我建议尝试一下免费好用的Teambition，类似的产品还有Worktile和RedBooth。

Teambition基于任务板来分割任务，并且可以设置任务分组，当项目的构成需要复杂的人力协作时，将其分割成不同的小任务（或子任务）并分配给相应的责任人，然后同时设定任务阶段，所有的进展情况与信息一目了然，对于建立团队信心也有着积极的作用。

如果你使用微博或者Twitter，可以使用@符号来提醒相应的人介入讨论，这里的好处在于：

  • 所有的讨论都在一个任务下，不会出现信息分裂
  • 信息可检索，包括讨论的内容、附件等
  • 只有需要某个同事介入时他才会得到通知

对比邮件：

  • 一件事或任务往往分散在各个不同邮件内容里，东拉一句西扯一句，谁知道扯的什么蛋
  • 要找到有关某件事的信息，需要查找所有的邮件内容，有时还需要人工阅读整封邮件
  • 跟我有没有关系都CC我，我特么真的会看么？不看真特么可以么？
  • 基于任务的管理，可以一目了然的看到项目反馈，为项目计划提供数据参考。

Calendar

Outlook有一项极其好用的武器叫Calendar，我知道很多成熟的企业其实是高度使用Calendar的，但是如果你的团队没有使用过，我建议你尝试一下。

Calendar可以定制团队日历，不要把它单纯的当做预定会议室的工具，它能做的还有很多。设置团队Deadline，Meeting计划等等。

将个人的事宜纳入Calendar也可以收获良多，比如”15:00 - 17:00 处理A任务”，”Jun 23 联系客户X确认数据”。不要把自己逼太累，有工具不用当自己是闹钟啊？

当然，如果你已经采用了Teambition，还是建议使用它自带的Calendar，毕竟和Teambition集成度更高，使用起来也更为方便，你可以得到所有Outlook Calendar提供的有用功能。

提高信息利用率

可以肯定的是，大部分的企业并没有定期整理信息的企业文化。在软件开发领域，定期整理文档是一项历史悠久然而并没多少人践行的神话。

企业虽不强求，但是如果你是一个PM，推荐你建立这种团队文化，这会让你受益良多。

下面两个工具，evernote是个人知识整理工具，wiki是团队知识整理工具。

evernote

这个在线工具的中文名字叫印象笔记，类似的产品还有有道云笔记。

就像在上篇所说的，可以把它当做一个在线版本的working-dir，所有的碎片信息及时的整理到这里，并定期的归档。由于它是在线的，你基本不用担心数据丢失的问题，工作电脑随便换，硬盘随便换，只要你有可以记住自己密码的能力就可以！

我知道很多朋友是有一个小本本的，上面记了更种零碎信息，比如：x总需要的资源数量，小明的电话，某个网站的地址，客户s的地址等等，为什么不用电子版的呢？还环保…

当你需要的时候，直接搜索关键字，所有的信息一目了然，你的小本本显然不能这么高级…

wiki

企业wiki并没有太优秀的独立产品，大多数都集成在一个大产品中，例如Teambition、Worktile，当有些信息需要共享到团队中去时，wiki是一种非常优秀的手段，它可以作为知识整理和传递的工具。

作为知识整理工具，每条对团队都有用的信息可以清晰的记录在wiki里，团队内所有人可见，比如：”千万不要跟王老板提大保健”，”2015年度软件采购统计说明”等等，需要这些信息的同事会自己去查找，同时也会将一些有用的信息分享出来。注意wiki是(当前时间点的)最终知识，需要不断的整理和归纳，而中间过程的信息往往会组织在类似Teambition任务板的工具中。

项目中间知识(在Teambition任务板中)经过提取和精化产生团队知识(在类似wiki的工具中)

数据整理

再不济，企业也应该建立一个公共文件夹来存放共享数据吧？如果你的企业连这个都没有，每个同事都是：”姐，给我拷一下上一年的财务表”，这简直low一地。

有个最好用的工具叫DropBox，显然在我大中华用不了的，那么我们来尝试一些其它的工具。以下两个工具都提供全全台的同步功能，也就是说，当一个文件发生了变化，会自动同步到云端，然后其它客户端也会自动同步最新的文件，这对于企业是有意义的，谁也不想拿着合同去见客户，最后发现是v0.9的版本而并非最新的v1.0。

OneDrive

大微软提供，付费扩容量，速度杠杠的，自动同步文件，妈妈再也不用担心我司的数据。

百度网盘

免费版本可获3T空间，中小企业基本够用，再充个会员，速度也杠杠的，还提供文件版本历史记录，工作电脑随便换，硬盘随便换，妈妈也不用担心我司的数据。

如果企业对数据安全性相当的看重，那么还是自己架设文件服务器吧，这个我们以后再说。

最后，还是那句话，再牛逼的工具也解决不了人懒的问题，工具可以提高人类的工作效率，但是也得你去用才行，成天说自己快忙死了哪儿还有时间用这些花哨的东西的人，你就该一辈子在原地转圈，谁叫你不去动脑筋非要动蛮力呢对吧？

再最后，改变别人我们也许做不到，但是改变自己是可以做到的，正确的打开方式是：我提高了效率我轻松，而不是你降低了效率显得我轻松。